Le déménagement de bureaux est une étape cruciale dans la vie d’une entreprise. Pour éviter les mauvaises surprises et garantir un passage en douceur, il est essentiel d’anticiper et de bien organiser cette transition. Dans cet article, nous vous proposons une check-list détaillée des étapes à suivre pour mener à bien votre projet de déménagement professionnel.
Étape 1 : Analyser les raisons du déménagement
Pour préparer au mieux votre déménagement, il convient tout d’abord de comprendre pourquoi vous souhaitez changer de locaux :
- Manque d’espace : Vos équipes s’agrandissent et vos bureaux actuels ne sont plus adaptés ? Un déménagement peut être l’occasion de gagner en confort et en productivité.
- Fin de bail commercial : Si votre bail arrive à expiration, vous pouvez en profiter pour envisager un déménagement vers de nouveaux locaux plus adaptés à vos besoins.
- Optimisation des coûts : Une réduction des frais liés à la location ou aux charges peut aussi motiver un changement de locaux.
- Amélioration de l’image de l’entreprise : Un déménagement peut contribuer à renforcer la notoriété et l’attractivité de votre société auprès de vos clients et partenaires.
Étape 2 : Choisir la date du déménagement
Une fois que vous avez identifié les raisons de votre déménagement, il est temps de fixer une date. Cette étape vous permettra d’organiser au mieux les différentes tâches à accomplir et d’informer l’ensemble des parties concernées.
Déterminer le calendrier idéal
Pour choisir la date de votre déménagement, plusieurs critères doivent être pris en compte :
- La fin de votre bail commercial actuel
- Le délai nécessaire pour réaliser d’éventuels travaux dans les futurs locaux
- La période de transition entre les deux baux, qui doit être la plus courte possible
- La saisonnalité de votre activité (il peut être judicieux d’éviter les périodes de forte activité)
Étape 3 : Préparer le cahier des charges du déménagement
Afin de garantir le bon déroulement de votre déménagement, un cahier des charges précis et complet doit être rédigé. Ce document servira de référence tout au long du projet et devra contenir :
- Le descriptif des locaux actuels et des futurs bureaux (surface, agencement, équipements…)
- Les travaux à réaliser avant le déménagement (rénovation, aménagements spécifiques…)
- Les modalités pratiques du déménagement (transport, montage/démontage du mobilier, réinstallation des équipements informatiques…)
- Le budget prévisionnel et le planning détaillé des différentes étapes
Étape 4 : Obtenir les autorisations nécessaires
Pour déménager votre entreprise, vous devez obtenir certaines autorisations auprès de différentes instances :
- Assemblée générale extraordinaire : Vous devrez informer les actionnaires de votre intention de déménager et leur soumettre un procès-verbal (PV) relatant cette décision.
- Modification des statuts de la société : Le déménagement implique un changement d’adresse, qui doit être mentionné dans les statuts. Un exemplaire mis à jour devra être déposé au greffe du tribunal de commerce.
- Formalités administratives : Pensez également à remplir un formulaire M2 pour signaler le changement d’adresse auprès de l’INSEE et à fournir une attestation de situation fiscale en cours de validité.
Étape 5 : Organiser le déménagement en interne
Pour faciliter la coordination entre les différents services de l’entreprise, il est recommandé de désigner un responsable du déménagement. Cette personne aura pour mission de :
- Superviser la réalisation du cahier des charges et du planning
- Organiser les réunions de suivi et les points d’avancement réguliers
- Gérer la communication interne et externe relative au déménagement
- Veiller au respect des délais et du budget prévisionnel
Étape 6 : Préparer les futurs locaux
Avant d’emménager dans vos nouveaux bureaux, vous devrez :
- Faire réaliser un état des lieux par un expert afin d’éviter toute contestation ultérieure
- Vérifier que l’aménagement des locaux correspond bien au cahier des charges établi (agencement, équipements, normes de sécurité…)
- Effectuer les travaux nécessaires (rénovation, installation électrique, câblage informatique…)
Étape 7 : Gérer la logistique du déménagement
La réussite de votre déménagement dépend en grande partie de la qualité de la logistique mise en place :
- Choisir une entreprise spécialisée dans le déménagement de bureaux pour assurer le transport de vos biens en toute sécurité
- Prévoir suffisamment de cartons et d’emballages adaptés pour protéger le matériel fragile (écrans d’ordinateur, imprimantes…)
- Organiser l’étiquetage des cartons et du mobilier pour faciliter leur répartition dans les nouveaux locaux
- Anticiper les besoins en main-d’œuvre pour le montage/démontage du mobilier et l’installation des équipements informatiques
Étape 8 : Communiquer sur le déménagement
Enfin, n’oubliez pas d’informer vos clients, fournisseurs et partenaires de votre changement d’adresse en leur communiquant les nouvelles coordonnées (téléphone, e-mail, adresse postale…).
En suivant cette check-list étape par étape, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour réussir votre déménagement de bureaux sans encombre.